Comment organiser le quittancement des contrats à décompte
1. Quel est le but de cette fiche?
Définir les règles pour l'utilisation des messages "bloc retour" et "PRENOT" dans le cas des contrats à décompte.
1. Quel est le but de cette fiche?
Définir les règles pour l'utilisation des messages "bloc retour" et "PRENOT" dans le cas des contrats à décompte.
2. Comment exprimer le message M0304
- Avance lors de la nouvelle affaire.
A l'émission de la nouvelle affaire (message M0103) est immédiatement joint l'émission de l'avis de comptant (message M0304) étant la première avance de prime demandée, cet ensemble est ce que nous appelons généralement le "bloc retour".
Le "type de quittance" est "comptant" (ATT+B001 = 2).
La "période" est "avance sur décompte" (PER+005).
- Avance lors du terme.
Le "type de quittance" est "terme" (ATT+B001 = 1).
La "période" est "avance sur décompte" (PER+005).
- Une modification au contrat peut impacter le régime des avances.
A l'émission de la modification (message M0104) est joint l'émission de l'avis de comptant (message M0304) (ATT+B001 = 2) ou de l'avis de remboursement (ATT+B001 = 3).
Une telle modification en cours du contrat engendre un "prorata moins" (PER+001) et un "prorata plus" (PER+002).
Le "prorata plus" moins le "prorata moins" étant positif donne un "avis de comptant" / étant négatif donne un "avis de remboursement".
Tel avis de comptant est effectivement à encaisser directement.
Tel avis de remboursement est effectivement à rembourser directement.
- Décompte de la période écoulée.
Le "type de quittance" est soit- "décompte à payer" (ATT+B001 = 7);
- "décompte à rembourser" (ATT+B001 = 8).
3. Le décompte de la période écoulée est émis séparément du quittancement terme
L'avis de comptant (message M0304) en résultant est "à payer" ou "à rembourser".
(Attendez la lecture du point 4 pour savoir comment le transmettre.)
Le "type de quittance" est un "décompte à payer" (ATT+B001 = 7) ou un "décompte à rembourser" (ATT+B001 = 8).
Tel avis documente et contient :
- Premièrement la "période assurée" (PER+003) : période et montant de date A jusque date B inclue. Soit la période couverte par le décompte.
- La ou les avances perçues sont "portée en compte" (PER+006) : le ou les montants déjà encaissés sous forme d'avance justement.
- Idéalement un PER+006 par PER+005 encaissé, et par PER+002 (prorata plus), et par PER+001 (prorata moins) ce dernier PER+006 avec les montants en négatif.
- Tel avis peut devenir assez complexe, et (moins idéalement) on peut opter pour une communication de moins de PER+006, à la limite cumulant l'ensemble des avances perçues dans une seule PER+006.
C'est le DOC+096 "Avis d'échéance" qu'est la version papier/PDF (adressant le preneur d'assurance) du PRENOT M0304.
Le DOC+081 "Note de calcul" est la version papier/PDF (adressant le preneur d'assurance) du document détaillant le décompte effectué, dans les cas où ces détails ne sont pas repris sur le DOC+096 même.
Le DOC+083 "Bordereau de quittance" est le document papier/PDF adressant la comptabilité de l'intermédiaire.
Notez que ce type d'information intéresse le courtier dans tous les cas, n'importe que l'affaire soit en encaissement courtier ou encaissement assureur, et ce moyennant un M0304 le plus complet possible et permettant une automatisation/intégration maximale (ce DOC+083 n'est alors et en principe plus nécessaire).
4. Le décompte modifie le montant de l'avance fixé pour l'année suivante
Un avenant de modification du contrat (message M0104) permet la mise à jour du contrat.
Tel contrat est la base du quittancement terme, et donc aussi du quittancement des avances périodiques dans les contrats à décompte.
- En conséquence, dans le cas où le décompte modifie le montant de l'avance, il est justifié de générer le "bloc retour" contenant le contrat modifié (message M0104) et l'avis (PRENOT) (message M0304).
Tel message M0104 a comme "nature du document" le "modification" (GIS+EW05 = 4), et a comme "type de modification" le "modification modalité" (GIS+EW00 = 9), et le "motif rédaction avenant" (FTX+004) peut contenir un texte ou libellé utilisé de manière cohérente (similaire/identique pour tous ces cas). - L'assureur ne peut pas être obligé à combiner le décompte et l'adaptation de l'avance en une seule opération.
Il a la liberté d'opter pour une émission du décompte (M0304), et d'une autre émission de la modification de l'avance (M0104 + M0304). - Dans le cas où le décompte ne modifie pas le montant de l'avance, il est justifié de n'envoyer que l'avis de quittance (PRENOT) (message M0304).
5. Un exemple
Imaginons une nouvelle affaire et les mouvements en résultats...
| Etape | Message | Quittance type (ATT+B001) |
Période (PER+...) et montant total à payer (MOA+012) |
| Nouvelle affaire émise 01/01, avec son comptant 01/01-31/03 |
M0103 + M0304 | 2 - comptant | (+) 005 - avance sur décompte : 3000,00- |
| Echéance terme 01/04-30/06 | M0304 | 1 - terme | (+) 005 - avance sur décompte : 3000,00- |
| Echéance terme 01/07-30/09 | M0304 | 1 - terme | (+) 005 - avance sur décompte : 3000,00- |
| Modification 15/07, avec son comptant 15/07-30/09, l'avance devient 4000,00- |
M0104 + M0304 | 2 - comptant | (-) 001 - prorata moins 15/07-30/09 : 2511,00- (+) 002 - prorata plus 15/07-30/09 : 3348,00- total à payer = 837,00- |
| Echéance terme 01/10-31/12 | M0304 | 1 - terme | (+) 005 - avance sur décompte : 4000,00- |
| Echéance terme 01/01-31/03 année+1 | M0304 | 1 - terme | (+) 005 - avance sur décompte : 4000,00- |
| Décompte année+0 | M0304 | 2 - comptant | (+) 003 - période assurée 01/01-31/12 : 17000,00- (-) 006 - avance portée en compte 01/01-31/03 : 3000,00- (-) 006 - avance portée en compte 01/04-30/06 : 3000,00- (-) 006 - avance portée en compte 01/07-30-09 : 3000,00- (-) 006 - avance portée en compte 15/07-30/09 : -2511,00- (-) 006 - avance portée en compte 15/07-30-09 : 3348,00- (-) 006 - avance portée en compte 01/10-31/12 : 4000,00- total à payer = 3163,00- |
| Modification 20/01, avance année+1 adaptée à 4250,00- |
M0104 + M0304 | 2 - comptant | (-) 001 - prorata moins 01/01-31/03 : 4000,00- (+) 002 - prorata plus 01/01-31/03 : 4250,00- total à payer = 250,00- |
| Variante: Décompte année+0, combiné avec l'avance année+1 adaptée à 4250,00- |
M0104 + M0304 | 2 - comptant | (+) 003 - période assurée 01/01-31/12 : 17000,00- (-) 006 - avance portée en compte 01/01-31/03 : 3000,00- (-) 006 - avance portée en compte 01/04-30/06 : 3000,00- (-) 006 - avance portée en compte 01/07-30-09 : 3000,00- (-) 006 - avance portée en compte 15/07-30/09 : -2511,00- (-) 006 - avance portée en compte 15/07-30-09 : 3348,00- (-) 006 - avance portée en compte 01/10-31/12 : 4000,00- (-) 001 - prorata moins 01/01/-31/03/année+1 : 4000,00- (+) 002 - prorata plus 01/01-31/03/année+1 : 4250,00- total à payer = 3413,00- |
Le décompte visualise ainsi parfaitement les diverses transactions pécuniaires.
6. Le message M0308 est une copie conforme du message M0304
Dans les cas où le décompte est à communiquer à lui tout seul, et pour faciliter la réception et le traitement quand-même assez spécifique de telle opération, le "header" - ou identifiant spécifique "M0308" - permet de l'isoler des M0304 plus "classiques" "termes" et/ou "comptants".
C'est la seule raison d'être de ce M0308.