1. Quel est le but de cette fiche?
Définir les règles d’accès à un "espace client" et spécifiquement à des personnes autres que le preneur en l’occurrence les personnes mandatées.
2. Contexte
Si le courtier dispose d’un "espace client" lié directement à son logiciel et que ce dernier fonctionne suivant le mode "Consumer Invocation", fonctionnalité via Portima, alors la gestion des accès se fait toujours via le courtier.
Ce dernier est donc responsable des accès donnés à ses clients et autres personnes mandatées ("observateurs").
L’accès à tel "espace client" doit se faire sur base d’une demande émanent du preneur du contrat.
Cette demande devrait toujours se faire de manière écrite afin d’en avoir une trace. Que la demande soit faite téléphoniquement, en face à face ou via email, le courtier doit toujours faire remplir un formulaire de demande d’accès par son client.
Le formulaire doit être signé par une signature qualifiée (ou avancée) de type Portisign, eID ou manuscrite.
La demande de l’accès peut se faire pour le client lui-même ou pour une autre personne à qui il donne mandat.
Type
Demandé pour
Formulaire mandat
Contrats à voir
Personne physique
Preneur
Non
Tous
Personne physique
Assuré
Oui
Tel contrat
Personne physique
Autre que l'assuré
Oui
Liste à définir/spécifier
Personne morale
Représentant légal
Oui
Tous
Personne morale
Autre
Oui
Liste à définir/spécifier
La demande écrite doit éviter qu’une personne non autorisée puisse accéder à des données privées et confidentielles.
3. Les données indispensables à prendre en considération pour une demande d’accès à un "espace client"
Prévoir un formulaire standard avec :
(aussi si l’accès est demandé pour une personne autre que ce mandataire Légal).
4. Et ensuite
Donner l’accès au client ou à son observateur.
Rendre visible le formulaire dans tel "espace client" afin qu’il puisse à tout moment le consulter et vérifier si les accès sont bien conformes à sa demande (pour les contrats en cours ou futurs).