> Seminars >
Praktijk-fiche - Hoe de toegang tot een klant-portaal te beheren     NL   FR   DE   EN    
Hoe de toegang tot een klant-portaal te beheren

1. Wat is het doel van deze fiche?

De spelregels voor de toegang tot een klanten-portaal vastleggen, en dit in het bijzonder voor de andere personen dan de verzekeringsnemer, ondermeer de gemandateerden.

2. Context

Als de makelaar beschikt over een klanten-portaal dat rechtstreeks met zijn beheerpakket verbonden is, en als dit functioneert op basis van de "Consumer Invocation" techniek via Portima, dan gebeurt het beheer van die toegangen steeds via de makelaar.
De makelaar is dan ook zelf verantwoordelijk voor de toegangen die hij verleent aan zijn klanten en andere gemandateerden (ook wel de "observatoren").

De toegang tot dat klanten-portaal moet gegeven worden op vraag van de verzekeringsnemer van het contract.
Die vraag is altijd schriftelijk, zodat dit traceerbaar blijft. Of de aanvraag nu per telefoon, in "face to face", of per e-mail gebeurt; de makelaar moet altijd een formulier laten invullen door zijn klant.
Het formulier moet ondertekend zijn met een gekwalificeerde handtekening van het type "PortiSign" (of een andere dergelijke geavanceerde handtekening), met de e-ID, of handgeschreven.

De aanvraag kan deze zijn voor de klant zelf, of voor een andere persoon aan wie de klant mandaat geeft.

 Type    Aanvraag voor   Formulier mandaat   Cosulteerbare contracten 
 Natuurlijke persoon   Verzekeringsnemer   Neen   Alle 
 Natuurlijke persoon   Verzekerde   Ja    Dat contract 
 Natuurlijke persoon   Andere dan de verzekerde   Ja   Lijst op te geven 
 Rechtspersoon   Wettelijke vertegenwoordiger   Ja   Alle 
 Rechtspersoon   Andere   Ja   Lijst op te geven 

Deze schriftelijke aanvraag moet verhinderen dat een niet-veroorloofde persoon toegang kan krijgen tot private en vertrouwelijke informatie.

3. De gegevens die voor de afhandeling van een aanvraag van toegang tot een klant-portaal nodig zijn

Voozie een standaard-formulier met:

  • De gegevens van de aanvrager (Naam/Voornaam/ adres/geboortedatum)
  • De datum van de aanvraag
  • De gegevens van de persoon voor wie de aanvraag gebeurt (Naam/Voornaam/ adres/geboortedatum)
  • Het mail-adres van de persoon voor wie de aanvraag gebeurt (nodig om de toegang te activeren)
  • De betrokken contracten – zichtbaar in dat klant-portaal (waarvoor de consultatie toegelaten is).
  • Andere personen dan de klant: zijn dan "observatoren"
    • De schriftelijke toelating van de klant is altijd nodig.
    • De gegevens van de of die observatoren (Naam/Voornaam/ adres/geboortedatum)
    • Het mail-adres van de of die observatoren (nodig voor de activatie van de toegang)
  • Als de klant een rechtspersoon is:
    • De schriftelijke toelating van een wettelijke vertegenwoordiger is altijd nodig, inbegrepen de gegevens van die vertegenwoordiger
      (ook als de aanvraag gebeurt voor een andere persoon dan die wettelijke vertegenwoordiger).
    • De gegevens van de of die observatoren (Naam/Voornaam/ adres/geboortedatum)
    • Het mail-adres van de of die observatoren (nodig voor de activatie van de toegang)

4. En vervolgens

De toegang verlenen aan de klant of aan zijn "observator".

Het formulier in dat klanten-portaal ook inderdaad tonen, zodat het geconsulteerd kan worden en zodat men kan verifiëren dat de toegangen overeenstemmen met wat gevraagd is (en dit voor de lopende zowel als voor de toekomstige contracten).