Wat spreken we af voor het kwijtingbeheer van de polissen op afrekening
1. Het doel van deze pagina?
De spelregels bepalen voor het gebriuik van de berichten "antwoordrecord" en "PRENOT" in het geval van de polissen op afrekening.
1. Het doel van deze pagina?
De spelregels bepalen voor het gebriuik van de berichten "antwoordrecord" en "PRENOT" in het geval van de polissen op afrekening.
2. Wat doen we in het bericht M0304
- Het (eerste) voorschot op het ogenblik van de realisatie van de nieuwe zaak.
Aan de uitgifte van de nieuwe zaak (bericht M0103) voegt men het bericht van contante (bericht M0304) toe dat het eerste opgevraagde premie-voorschot bevat, en dat geheel is wat we in het algemeen het "antwoordrecord" noemen.
Het "type kwijting" is "contant" (ATT+B001 = 2).
De "periode" is "voorschot op afrekening" (PER+005). - Voorschot bij termijnvervaldag.
Het "type kwijting" is "termijn" (ATT+B001 = 1).
De "periode" is "voorschot op afrekening" (PER+005). - Een poliswijziging verandert mogelijks ook de opgevraagde voorschotten.
Aan de uitgifte van de wijziging (bericht M0104) voegt men het bericht van contante (bericht M0304) (ATT+B001 = 2), ofwel het bericht van teruggavekwijting toe (ATT+B001 = 3).
Zo een wijziging in de loop van het contract levert een "prorata min" (PER+001) en een "prorata plus" (PER+002) op.
De "prorata plus" minus de "prorata min" is positief en geeft dan een "bericht van contante" / is negatief en geeft dan een "bericht van teruggave".
Dat bericht van contante is direct te betalen.
Dat bericht van teruggave is direct terug te betalen. - Afrekening van de verlopen periode.
Het "type kwijting" is- "afrekening te betalen" (ATT+B001 = 7);
- "afrekening terug te betalen" (ATT+B001 = 8).
3. De afrekening van de verlopen periode - die uitgifte staat los van het vervaldagbeheer
Het resulterende bericht van contante (bericht M0304) is "te betalen" of "terug te betalen".
(Lees onder punt 4 hoe dit te verzenden.)
Het "type kwijting" is een "afrekening te betalen" (ATT+B001 = 7) of een "afrekening terug te betalen" (ATT+B001 = 8).
Zo een bericht documenteert en bevat:
- Eerstens de "verzekerde periode" (PER+003) : de periode en het bedrag van datum A tot en met datum B - de periode waarvoor de afrekening gebeurt.
- Vervolgens het (ene of meerdere) ontvangen voorschot "verrekend" (PER+006): het of de als voorschot geïnde bedragen.
- Idealiter een PER+006 per geïnde PER+005, en per PER+002 (prorata plus), en per PER+001 (prorata min) - die laatster PER+006 met de bedragen in negatief.
- Zo een bericht kan nogal complex worden, en men kan (minder ideaal) kiezen voor de communicatie van minder gedetailleerde PER+006, tot uiteindelijk de cumulering van alle verrekende voorschotten in één enkele PER+006.
Het is DOC+096 "Vervaldagbericht" dat de papieren/PDF versie (geadresseerd aan de verzekeringnemer) is van de PRENOT M0304.
DOC+081 "Berekeningsnota" is de papieren/PDF versie (geadresseerd aan de verzekeringnemer) van het document dat de uitgevoerde afrekening detailleert in het geval deze details niet op het DOC+096 zelf te vnden zijn.
DOC+083 "Kwijtingborderel" is het papieren/PDF document gericht aan de boekhouding van de tussenpersoon.
Merk ook nog op dat de tussenpersoon de informatie in alle gevallen wenst te ontvangen, ongeacht of de zaak in inning makelaar of in inning verzekeraar zit, en dan nog liefst bij middel van een zo volledig mogelijke M0304 die de maximale automatisatie/integratie mogelijk maakt (en dan is de DOC+083 in principe overbodig).
4. De afrekening wijzigt het voorschotbedrag vastgelegd voor het volgende jaar
Een bijvoegsel van wijziging van het contract (bericht M0104) past het polisdossier aan.
Dat polisdossier is de basis voor het vervaldagbeheer en dus ook van de uitgifte van de periodieke voorschot/kwijting berichten in de contracten op afrekening.
- Bijgevolg, in de gevallen waar de afrekening het bedrag van het voorschot wijzigt, is het verantwoord een "antwoordrecord" aan te maken dat het gewijzigde contract (bericht M0104) en het bericht van afrekening (PRENOT) (bericht M0304) bevat.
Dat bericht M0104 heeft als "aard document" de "wijziging" (GIS+EW05 = 4), en heeft als "type wijziging" de "wijziging van een modaliteit" (GIS+EW00 = 9), en de "reden opstellen van bijvoegsel" (FTX+004) kan een coherente tekst of label bevatten (die dan gelijkaardig/identiek is in al die gevallen). - De verzekeraar kan niet verplicht worden de afrekening en de aanpassing van het voorschot te combineren in één enkele operatie.
Hij mag kiezen voor de uitgifte van de afrekening (M0304), en van een andere uitgifte van de aanpassing van het voorschot (M0104 + M0304). - Als de afrekening het voorschotbedrag niet wijzigt, dan is het verantwoord enkel het bericht van kwijting (PRENOT) (bericht M0304) te verzenden.
5. Een voorbeeld
Nemen we een nieuwe zaak en de bewegingen die daarmee samengaan...
| Etappe | Bericht | Kwijting type (ATT+B001) |
Periode (PER+...) en totaal te betalen bedrag (MOA+012) |
| Nieuwe zaak uitgegeven 01/01, met contante 01/01-31/03 |
M0103 + M0304 | 2 - contant | (+) 005 - voorschot op afrekening : 3000,00- |
| Vervallen termijn 01/04-30/06 | M0304 | 1 - termijn | (+) 005 - voorschot op afrekening : 3000,00- |
| Vervallen termijn 01/07-30/09 | M0304 | 1 - termijn | (+) 005 - voorschot op afrekening : 3000,00- |
| Wijziging 15/07, met contante 15/07-30/09, voorschot wijzigt naar 4000,00- |
M0104 + M0304 | 2 - contant | (-) 001 - prorata min 15/07-30/09 : 2511,00- (+) 002 - prorata plus 15/07-30/09 : 3348,00- totaal te betalen = 837,00- |
| Vervallen termijn 01/10-31/12 | M0304 | 1 - termijn | (+) 005 - voorschot op afrekening : 4000,00- |
| Vervallen termijn 01/01-31/03 jaar+1 | M0304 | 1 - termijn | (+) 005 - voorschot op afrekening : 4000,00- |
| Afrekening jaar+0 | M0304 | 2 - contant | (+) 003 - verzekerde periode 01/01-31/12 : 17000,00- (-) 006 - voorschot verrekend 01/01-31/03 : 3000,00- (-) 006 - voorschot verrekend 01/04-30/06 : 3000,00- (-) 006 - voorschot verrekend 01/07-30-09 : 3000,00- (-) 006 - voorschot verrekend 15/07-30/09 : -2511,00- (-) 006 - voorschot verrekend 15/07-30-09 : 3348,00- (-) 006 - voorschot verrekend 01/10-31/12 : 4000,00- totaal te betalen = 3163,00- |
| Wijziging 20/01, voorschot jaar+1 aangepast naar 4250,00- |
M0104 + M0304 | 2 - contant | (-) 001 - prorata min 01/01-31/03 : 4000,00- (+) 002 - prorata plus 01/01-31/03 : 4250,00- totaal te betalen = 250,00- |
| Variante : Afrekening jaar+0, in combinatie met voorschot jaar+1 aangepast naar 4250,00- |
M0104 + M0304 | 2 - contant | (+) 003 - verzekerde periode 01/01-31/12 : 17000,00- (-) 006 - voorschot verrekend 01/01-31/03 : 3000,00- (-) 006 - voorschot verrekend 01/04-30/06 : 3000,00- (-) 006 - voorschot verrekend 01/07-30-09 : 3000,00- (-) 006 - voorschot verrekend 15/07-30/09 : -2511,00- (-) 006 - voorschot verrekend 15/07-30-09 : 3348,00- (-) 006 - voorschot verrekend 01/10-31/12 : 4000,00- (-) 001 - prorata min 01/01/-31/03/année+1 : 4000,00- (+) 002 - prorata plus 01/01-31/03/année+1 : 4250,00- totaal te betalen = 3413,00- |
De afrekening geeft zo de diverse geldelijke transacties duidelijk weer.
6. Het bericht M0308 is een kopij die identiek blijft aan het bericht M0304
In de gevallen waar de afrekening enkel en alleen op zichzelf te communiceren is, en om de ontvangst en de behandeling te faciliteren van die toch wel specifieke operatie, geeft de "header" - deze specifieke identificatie "M0308" -, de mogelijkheid deze af te zonderen van de meer "klassieke" M0304 "termijnen" en "contanten".
Dat is de enige bestaansreden van deze M0308.