> Seminars >
Dossier - Het te (laten) ondertekenen document     NL   FR   DE   EN    

Hoe kan men de te ondertekenen documenten communiceren

1. Het doel van deze fiche?

Beschrijven hoe een verzekeraar (bijvoorbeeld) aan zijn tussenpersoon (bijvoorbeeld) een document kan verzenden dat door de verzekeringnemer (bijvoorbeeld) moet ondertekend worden, en hoe die tussenpersoon dan dat document aan de verzekeraar kan terugbezorgen.

2. De verzekeraar maakt het document op en verstuurt het :

Een MPB (Productie Bericht) vertelt iets over de zending van een document dat in bijlage toegevoegd is, en in die bijlage staat vermeld dat het document moet ondertekend worden.
  • M0124 (Productie Bericht oorsprong verzekeraar)
    • GIS+EW05+16 (Aard document = Vrij bericht)
    • RFF+001:n°polis (Referte = Polisnummer)
    • RFF+002:n°bijvoegsel (Referte = Bijvoegselnummer)
    • RFF+084:GUID (Referte = GUID van het bericht) (Globally Unique IDentifier)
    • ACT+001 (Beheersstap)
      • GIS+A090+7 (Bestemmeling documenten = Verzekeringsnemer - papier met kopij pdf aan producent)
      • ATT+CMPB+13 (MPB-code origine verzekeraar = Zending: document)
  • M9730 (Bericht Technisch Object - Ingesloten document)
    • RFF+085:GUID (Referte = GUID van verwezen bericht)
    • DOC+xxx (het document)
      • GIS+EW12+1 (Multimediabestand aanwezig = Ja)
      • GIS+EW23+3 (Document te (laten) ondertekenen = Te ondertekenen en terug te zenden)
      • RFF+009:... (Referte = Nummer document (in dit geval/voorbeeld gegeven door de verzekeraar))
      • MMD+003+... (MultiMediaData = van het type PDF...)
 

3. De tussenpersoon stuurt het document terug :

Een MPB (Productie Bericht) vertelt iets over de zending van een document dat in bijlage toegevoegd is, en in die bijlage staat vermeld dat het document ondertekend is.
  • M0123 (Productie Bericht oorsprong tussenpersoon)
    • GIS+EW05+16 (Aard document = Vrij bericht)
    • RFF+001:n°polis (Referte = Polisnummer)
    • RFF+002:n°bijvoegsel (Referte = Bijvoegselnummer)
    • RFF+084:GUID (Referte = GUID van het bericht) (Globally Unique IDentifier)
    • RFF+085:GUID (Referte = GUID van het verwezen bericht)
    • ACT+001 (Beheersstap)
      • ATT+CMPA+10 (MPB-code origine tussenpersoon = Zending document)
  • M9730 (Bericht Technisch Object - Ingesloten document)
    • RFF+085:GUID (Referte = GUID van verwezen bericht)
    • DOC+xxx (het document)
      • GIS+EW12+1 (Multimediabestand aanwezig = Ja)
      • GIS+EW23+2 (Document te (laten) ondertekenen = Ondertekend)
      • GIS+EW24+2 (Digitaal ondertekend = Neen)
      • RFF+009:... (Referte = Documentnummer (gegeven door de verzekeraar))
      • MMD+003+... (MultiMediaData = van het type PDF...)
 

4. Dat antwoord aan die vraag koppelen :

Het bericht dat het antwoord bevat op de vraag die via een ander bericht gesteld werd, moet op de ene of de andere manier expliciet het verband leggen tussen de beide berichten.
Dat kan in dat antwoord op verschillende manieren gebeuren, waarbij het natuurlijk afhangt van de informatie die in het oorspronkelijke bericht/vraag aanwezig is.
  • Het polisnummer is een eerste element dat het dossier dat het onderwerp van de beheersstap is identificeert.
  • Het bijvoegselnummer laat toe nog preciezer te zijn.
     
  • Het documentnummer is nog meer specifiek, maar het is niet zeker of evident dergelijk type identificatie altijd te kunnen gebruiken, en dan ook nog altijd voor elke type document en altijd voor elk individueel document.
     
  • De productieberichten (MPB) laten toe op het niveau van de verzekeraar en op het niveau van de tussenpersoon de "correspondent, dossierbeheerder" op te geven. Dat maakt het mogelijk dat men zich, binnen de organisatie die men aanspreekt, richt tot de persoon of tot de dienst die de vraag (de beheersstap) stelde.
     
  • Het gebruik van de GUID van het bericht, waarnaar men refereert in het samenhangende bericht dat het "ingesloten document" bevat, legt het verband tussen het "basis"-bericht en het "annexe"-bericht. Dat is nu al een courante praktijk die haar deugdelijkheid bewezen heeft.
    Datzelfde principe maakt het mogelijk het verband te leggen tussen de vraag gesteld door A aan B, en het daar later op volgende antwoord van B aan A.
    Dat kan dan op de volgende manier:
    • (M0124.RFF+084:GUID_A) : een "vraag" met haar GUID_A
      (M9730.RFF+085:GUID_A) : en met een bijlage die verwijst naar die GUID_A
    • (M0123.RFF+084:GUID_B) : het "antwoord" met zijn GUID_B
      (M9730.RFF+085:GUID_B) : en met een bijlage die verwijst naar die GUID_B
    • (M0123.RFF+085:GUID_A) : en datzelfde "antwoord" verwijst naar de vraag met GUID_A
Dit type verband tussen de "vraag" en haar "antwoord" is niet alleen nuttig in het geval men vraagt naar een handtekening op een document, maar in alle gevallen van dat type "vraag-antwoord".