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17. (ontvangst van een) Borderel (termijn of contant)
De definitie van « borderel » :
Het “borderel Termijnkwijtingen” is een zuiver boekhoudkundig document.
Elke termijkwijting bevat er slechts de gegevens die toelaten de termijnkwijting te boeken op het rekeninguittreksel producent.
Die boeking gebeurt niet kwijting per kwijting, maar wel op het niveau van het (totale) borderel.
Het is evident dat het “Borderel Termijnkwijtingen” niet kan gebruikt worden als alternatief voor het "Vervaldagbericht - Betalingsaanvraag” (zie de Aanbeveling 09).
Als men de makelaar wil toelaten de juistheid van een "Borderel Termijnkwijtingen" zoals geboekt op zijn rekening producent (zie de Aanbeveling 2 - code beweging 1) te controleren, dan is de verzending van het "Borderel Termijnkwijtingen" de enige juiste weg.
(Er staat uitdrukkelijk vermeld dat het borderel eerst de zaken in inning door de verzekeraar herneemt, en daarna de zaken in inning door de makelaar. Beide, en dus het geheel van de zaken op vervaldag gekomen, worden er hernomen.)
(Aanbeveling 21 van de Witte Map handelt over het « contant borderel », maar bevat geen definitie.)
(Het is zonder meer redelijk het contant borderel op juist dezelfde manier te behandelen als het termijn borderel, het enige verschil of specifieke is dan dat het contant borderel slechts één "Vervaldagbericht - Betalingsaanvraag" omvat.)
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17. (réception d’un) Bordereau (terme ou comptant)
La définition de « bordereau » :
(Sur base de la Recommandation 05 du Recueil Blanc)
Le “bordereau Quittances terme” est un document purement comptable.
Chaque quittance terme y contient uniquement des données qui permettent de comptabiliser une quittance terme sur le relevé de compte du producteur.
Cette comptabilisation ne s’effectue jamais, quittance terme par quittance terme, mais uniquement au niveau du bordereau.
Il doit être évident que le “Bordereau Quittances terme” ne peut pas être utilisé comme alternative à “L’avis d’échéance – Demande de paiement” (voir recommandation 9).
Si on veut permettre au producteur de vérifier l’exactitude d’un “Bordereau Quittances terme” (voir recommandation 2 – code opération 1), comptabilisé sur son compte, l’envoi d’un “Bordereau Quittances terme” est la seule façon de faire.
(Y est explicitement mentionné que le bordereau reprenne d’abord les affaires en encaissement par l’assureur, et puis les affaires en encaissement par l’intermédiaire. Les deux, et donc l’ensemble des affaires à échéance, y sont couverts.)
(La Recommandation 21 du Recueil Blanc traite du « bordereau comptant », mais ne donne pas de définition.)
(Il est tout à fait raisonnable de traiter le bordereau de comptant exactement de la même manière que le bordereau terme, la seule distinction ou spécificité étant que le bordereau de comptant ne globalise qu’un seul « Avis d’échéance – Demande de paiement ».)
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Opmerking :
In Aanbeveling 05 « Borderel termijn kwijtingen », in het deel « per telecommunicatie », worden de bedragen « debet » en « credit » vermeld , en in het deel « op papier » de bedragen « totaal te betalen » en « commissieloon ».
In Aanbeveling 02 « Rekeninguittreksel producent », in het deel « per telecommunicatie », worden de bedragen « debet » en « credit » vermeld (aangevuld met een serie regeltjes wanneer wat commissie is)...
...en in het deel « op papier » de bedragen « debet » en « credit » voorafgegaan door de aanduiding « C » indien commissie.
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Remarque :
Dans la Recommandation 05 « Bordereau quittances à terme », dans la partie « par télécommunication », sont mentionnés des montants « débit » et « crédit », et dans la partie « sur papier » des montants « total à payer » et « commission ».
Dans la Recommandation 02 « L’extrait de compte producteur », dans la partie « par télécommunication », sont mentionnés des montants « débit » et « crédit » (complété avec une panoplie de règles quand quoi est commission)...
...et dans la partie « sur papier » des montants « débit » et « crédit » précédés de l’indication « C » si commission.
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Borderel termijnen, inning verzekeraar :
Het document herneemt in een lijst en totaliseert de "Vervaldagberichten - betalingsaanvragen" die de verzekeraar rechtstreeks aan zijn verzekeringnemers heeft overgemaakt. Voor elk bericht worden het "totaal te betalen" en de "commissie" vermeld.
Die uitgiftes hebben geen rechtstreekse impact op de financiële en/of boekhoudkundige relatie tussen de verzekeraar en de makelaar. Zelfs zonder die directe impact heeft de makelaar echter belang bij de incasso activiteit van de verzekeraar gezien hij zijn commissie ontvangt, precies als resultante van die activiteit.
Het beheerspakket van de makelaar geeft hem dus best functionaliteit waarmee hij die dingen kan opvolgen. Als de boekhouding in het beheerspakket geïntegreerd is, dan kan die functionaliteit binnen die boekhouding ontworpen worden.
Een mogelijkheid is in de boekhouding van de makelaar te boeken, de commissie op het debet van een "lopende rekening van verzekeraar x" en op het credit van een "wachtrekening commissies (in afwachting van) inning door verzekeraar x". Die boeking blijft dan zichtbaar en "afpuntbaar" tot op het ogenblik dat de verzekeraar aan de makelaar de commissie toekent (na geïnd te hebben van de verzekeringnemer). Die toekenning akteert de verzekeraar bij middel van een boeking-in die dan opduikt in het periodieke "Rekeninguittreksel producent".
De makelaar ziet dan dat de commissie is toegekend en kan deze "afpunten" in zijn "lopende rekening bij verzekeraar x", en gaat daarbij het transfert boeken van de "wachtrekening commissies inning door verzekeraar x" naar de resultatenrekening "commissies van verzekeraar x".
(Voor dat soort boekhoudkundige afpuntingen gebruikt men in het engels de term « reconciliation ».)
Men kan dit nog meer nuanceren, wetende dat er geen "lopende rekening per verzekeraar x" bestaat, maar wel de "lopende rekening per producentenrekening bij verzekeraar x".
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Bordereau terme, encaissement assureur :
Le document liste et totalise les « Avis d’échéance – demande de paiement » que l’assureur a émis directement envers les preneurs d’assurances. Pour chaque avis y sont renseignées le « total à payer » et la « commission ».
Ces émissions n’ont pas d’impact direct sur la relation financière et/ou comptable entre l’assureur et l’intermédiaire. Bien que sans impact direct, l’intermédiaire s’intéresse à l’activité d’encaissement exercée par l’assureur, puisque le résultat des choses sera sa perception des commissions après encaissement par l’assureur.
Le système de gestion de l’intermédiaire lui offre en principe une fonctionnalité de suivi de ce genre d’activité. Dans le cas d’une comptabilité intégrée, cette fonctionnalité peut être développée en sein de telle comptabilité.
La technique utilisée peut être de comptabiliser dans la compta de l’intermédiaire, la commission au débit du « compte courant de l’assureur x » et au crédit d’un « compte d’attente des commissions en encaissement par l’assureur x ». Cette opération reste dés lors visible et « à pointer », jusqu’au moment où l’assureur octroie l’intermédiaire de la commission, après ayant encaissé le paiement du preneur d’assurance, ce que l’assureur fait moyennant une opération comptable repris dans son « relevé de compte producteur » périodique.
Constatant que cette commission lui est octroyée, l’intermédiaire va la « pointer » dans son « compte courant de l’assureur x », et va comptabiliser le transfert du « compte d’attente des commissions en encaissement par l’assureur x » envers le compte de résultat « commissions de l’assureur x ».
(Pour ce genre de pointage comptable, on utilise en anglais le terme « reconciliation ».)
On peut encore nuancer les choses, sachant qu’il n’y a pas de « compte courant par assureur x », mais bien de « compte courant par compte producteur auprès de l’assureur x ».
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Borderel termijnen, inning door de makelaar :
Het document herneemt in een lijst en totaliseert de "Vervaldagberichten - betalingsaanvragen" die de verzekeraar aan de makelaar heeft overgemaakt, voor inning bij de verzekeringnemers. Voor elk bericht worden het "totaal te betalen" en de "commissie" vermeld.
Die uitgiftes hebben rechtstreeks impact op de financiële en/of boekhoudkundige relatie tussen de verzekeraar en de makelaar. In de boekhouding van de makelaar worden de verzekeringnemers debiteuren waar de verzekeraar crediteur wordt voor het totaal bedrag van de betaalbaarstellingen, en die verzekeraar wordt debiteur voor het totaal bedrag aan commissies.
Voor zover geen enkel "Vervaldagbericht - aanvraag betaling" ("Kwijting") wordt terug gestuurd naar de verzekeraar (binnen de aan de makelaar verleende terugzendtermijn), veranderen deze financiële posities niet meer. Dat is dan ook exact hetgeen in de boekhouding van de makelaar zal geboekt worden. De verzekeringnemers worden gedebiteerd voor de te betalen bedragen, de verzekeraar wordt gecrediteerd voor het totaal van die te betalen bedragen, en wordt gedebiteerd voor het totaal van de commissies, en de resultatenrekening "commissies van verzekeraar x" wordt gecrediteerd voor dat totaal aan toegekende commissies.
Men kan opnieuw nog meer nuanceren, wetende dat er geen "lopende rekening per verzekeraar x" bestaat, maar wel de "lopende rekening per producentenrekening bij verzekeraar x".
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Bordereau terme, encaissement par l’intermédiaire :
Le document liste et totalise les « Avis d’échéance – demande de paiement » que l’assureur a remis en mains de l’intermédiaire, pour encaissement auprès des preneurs d’assurance. Pour chaque avis y sont renseignées le « total à payer » et la « commission ».
Ces émissions ont un impact direct sur la relation financière et/ou comptable entre l’assureur et l’intermédiaire. Dans la compta de l’intermédiaire, les preneurs d’assurance deviennent débiteurs, alors que l’assureur devient créditeur pour le montant total des paiements avisés, et que cet assureur devient débiteur pour le montant total des commissions.
Pour autant qu’aucun des « Avis d’échéance – Demande de paiement » (« quittance ») soit renvoyé à l’assureur (en dedans le délai de retour accordé à l’intermédiaire), ces positions financières ne changent plus. Dans la compta de l’intermédiaire, c’est exactement cela que va être comptabilisé. Les preneurs sont débités pour les montants à payer, l’assureur est crédité pour le total des montants à payer, et est débité pour le total des commissions, et le compte de résultat « commissions de l’assureur x » est crédité pour ce total de commissions octroyées.
On peut à nouveau nuancer les choses, sachant qu’il n’y a pas de « compte courant par assureur x », mais bien de « compte courant par compte producteur y auprès de l’assureur x ».
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- 17.1. Onvangst en integratie van een borderel.
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Idealiter zou men nu hier de ontvangst en de integratie op basis van de uitwisseling van berichten van het type CURRAC (object-actie code 0702) moeten beschrijven. Feit is dat de sector die mogelijkheid negeert, en dus beschrijven we de ontvangst en integratie op basis van de PRENOT.
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De PRENOT van het antwoordrecord geeft de inhoud van de (contante) kwijting weer.
Een enveloppe (XGH-XGT) (groep van berichten), expliciet gekwalificeerd als « antwoordrecord », bevat een bericht « contract » (CNTRCT) en een bericht « kwijting » (PRENOT).
Berichten PRENOT aangemaakt door het termijnbeheer geven de inhoud van de (termijn-)kwijtingen weer.
Een enveloppe (XGH-XGT) (groep van berichten), expliciet gekwalificeerd als « borderel », bevat een bericht « samenvatting » (RCAPTN) en meerdere berichten « kwijting » (PRENOT).
Onder punt « Bijvoegsel » – « Integratie antwoordrecord » – « Administratieve contractgegevens » - « Identificatie » staat uitgelegd hoe en wanneer een nieuwe versie van een contract wordt aangemaakt.
Onder dergelijke contractversie maakt men deze (contante) of gene (termijn-) kwijting aan.
Bijkomend aan het aanmaken van de kwijting (beschreven onder punt 16) is er nu sprake van de boeking van die kwijting (beschreven onder dit punt 17).
- 17.1.1. Identificatie
Nummer verzekeraar + nummer kwijting + nummer contract + nummer producentenrekening + inningswijze kwijting + boekingsdatum + type kwijting + te betalen bedrag.
(Men zoekt hier niet de kwijting te identificeren, maar wel de boekhoudkundige beweging, zonder de unieke identificatie van die boeking, aangemaakt door het uitgevende systeem, te kennen.)
Als de boeking niet in het beheerspakket te vinden is, dan wordt deze aangemaakt. (Het normale geval.)
Als een boeking met dezelfde identificaties in het beheerspakket gevonden wordt, dan nog moet men deze (her-)inboeken, maar dan moet het pakket dit signaleren aan de makelaar. (De minder normale gevallen.)
- 17.1.2. Gegevens
Zie de MIG M0304 in Telebib.
De PRENOT bevat de verplichte gegevens :
- identificatie van de verzekeraar ;
- identificatie van de producentenrekening ;
- identificatie van het contract (laat de identificatie van de verzekeringnemer toe) ;
- boekingsdatum bij de verzekeraar ;
- totaal te betalen bedrag ;
- commissiebedrag ;
- inningswijze van de kwijting ;
- type kwijting.
(De PRENOT bevat andere verplichte gegevens, maar deze zijn minder belangrijk voor de boekhouding.)
Zie de MIG M0603 in Telebib.
Deze RCAPTN moet volgende gegevens bevatten :
- identificatie van de verzekeraar ;
- identificatie van de producentenrekening ;
- boekingsdatum bij de verzekeraar ;
- totaal bedrag van de te betalen bedragen ;
- totaal bedrag van de commissies ;
- inningswijze van de kwijtingen in de samenvatting ;
- aantal kwijtingen in de samenvatting begrepen.
Die gegevens maken de boeking van de bewegingen mogelijk :
- de boekingen « in afwachting van inning » van de commissies op de kwijtingen in inning verzekeraar ;
- de boekingen van de kwijtingen in inning producent genomen, inbegrepen de boeking van de totalen "te betalen" en "commissies", in de betreffende lopende rekeningen.
- 17.1.3. Filter
Niet van toepassing.
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- 17.1. Réception et intégration d’un bordereau.
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Idéalement, il faudrait maintenant ici décrire la réception et l’intégration sur base de l’échange des messages de type CURRAC (code objet-action 0702). Le fait étant que le secteur nie cette manière de procéder, nous décrivons donc cette réception et intégration sur base des PRENOT.
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Le PRENOT du bloc retour, reflète le contenu de la quittance (au comptant).
Une enveloppe (XGH-XGT) (groupe de messages) explicitement qualifiée comme « bloc retour », contient un message « contrat » (CNTRCT) et un message « quittance » (PRENOT).
Les PRENOT générés par la gestion des échéances terme, reflètent le contenu des quittances (terme).
Une enveloppe (XGH-XGT) (groupe de messages) explicitement qualifiée comme « bordereau », contient un message « récapitulation » (RCAPTN) et multiples messages « quittance » (PRENOT).
Sous le point « Avenant » – « Intégration bloc retour » – « Données administratives du contrat » - « Identification » est expliqué quand et comment se crée une nouvelle version d’un contrat.
C’est en dessous de telle version du contrat que se crée l’une (quittance au comptant) ou l’autre quittance (au terme).
En plus de telle création de quittance (décrite sous le point 16), il y a maintenant question de la comptabilisation de telle quittance (décrite sous ce point 17).
- 17.1.1. Identification
Le numéro de l’assureur + le numéro de la quittance + le numéro du contrat + le numéro du compte producteur + le mode d’encaissement de la quittance + la date de comptabilisation + le type de quittance + le montant total à payer.
(Il faut bien comprendre qu’ici n’est pas cherché l’identification d’une quittance, mais bien d’une opération comptable, sans être en possession de l’identifiant unique de telle opération comptable, généré par le système de gestion même.)
Si la comptabilisation n’est pas trouvé dans le package, la comptabilisation sera créée. (Le cas normal.)
Si une comptabilisation avec les mêmes identifiants est retrouvé dans le package, il faut encore toujours la (ré) comptabiliser, mais il faut renseigner l’intermédiaire sur la situation. (Les cas moins normaux.)
- 17.1.2. Données
Voir le MIG M0304 du Telebib.
Le PRENOT contient obligatoirement les données :
- identifiant de l’assureur ;
- identifiant du compte producteur ;
- identifiant du contrat (permettant l’identification du preneur) ;
- date de comptabilisation auprès de l’assureur ;
- montant total à payer ;
- montant commission ;
- mode d’encaissement de la quittance ;
- type de quittance.
(Le PRENOT contient d’autres données obligatoires, mais moins importantes pour la comptabilité.)
Voir le MIG M0603 du Telebib.
Ce RCAPTN doit contenir les données :
- identifiant de l’assureur ;
- identifiant du compte producteur ;
- date de comptabilisation auprès de l’assureur ;
- montant total des totaux à payer ;
- montant total des commissions ;
- mode d’encaissement des quittances récapitulées ;
- nombre de quittances récapitulées.
Ces données permettent de constituer la comptabilisation des mouvements :
- des comptabilisations « en attente d’encaissement » des commissions sur les quittances en encaissement par l’assureur ;
- des comptabilisations des quittances prises en encaissement producteur, y compris la comptabilisation des totaux « à payer » et « commissions », dans les comptes courants concernés.
- 17.1.3. Filtre
Pas d’application.
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