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De keuze van een scanner, met het oog op een PLW (PaperLess Workplace)
Zich de juiste vragen stellen bij de keuze van een scanner. 		Le choix d’un scanner dans le cadre de l’usage du PLW (PaperLess Workplace)
Se poser les bonnes questions lors du choix d’un scanner. 		.
De minimale vereisten - Een toestel met de volgende kenmerken:
  • Scannen naar PDF (een universeel formaat met een beperkte grootte van het bestand)
  • Recto-verso (zodat een recto/verso pagina in één beweging kan gescand worden)
  • “Scan to folder” (zodat de bestanden in een te bepalen map op de PC of de Server terecht komen)
 		Les pré‐requis - Une machine reprenant les caractéristiques suivantes :
  • Scanner au format PDF (format universel permettant une taille de fichier réduit)
  • Recto/verso le cas échéant (permettant de n’exécuter qu’un seul passage pour une page recto/verso.
  • « Scan to folder » permettant de scanner vers un (des) dossier(s) spécifique(s) se trouvant sur le PC ou sur le serveur (du moins pour les scanners réseau)
 		.
Het voornaamste aandachtspunt : de grootte van het document
Het voornaamste is de controle over de grootte van het gescande document.
De norm aangaande de verzending tussen de verzekeraars en de tussenpersonen legt een limiet per document op van 2 MB (MegaByte).
Hoe groter een document is, hoe langer het duurt om dit te verzenden. (ADSL is langzamer qua verzending dan qua ontvangst!)
De in te stellen parameters kunnen verschillend zijn, van merk tot merk zowel als voor verschillende modellen binnen één merk.
In ieder geval moet men controleren en instellen:
  • De resolutie van de scan (DPI = Dots Per Inch): kiezen voor weinig DPI en toch nog voor een voldoende kwaliteit: maximaal 200 DPI.
  • Testen in zwart/wit zowel als in grijswaarden.
  • Voor bepaalde merken, testen en instellen van het contrast.
De enige manier om de juiste keuze te kunnen maken is het testen van en met regelmatig gebruikte documenten (ongevalsaangifte auto, ...), dus zeker iets meer dan het gewone aankoop/verkoop praatje.
Een laatste bemerking; vermijd de “scan to e-mail”: deze voegt nog een extra stap toe in de verwerking naar/in je administratief systeem. 		Le point d’attention essentiel : la taille du document
Le point d’attention essentiel est la gestion de la taille du document après scanning.
En effet, la norme pour les envois entre les compagnies et les courtiers limite la taille d’un document à 2 MB.
D’autre part, plus un document a une taille importante, plus de temps il prendra à être transféré (L’ADSL est plus lent en envoi qu’en réception !)
Les critères à contrôler peuvent varier tant entre les marques de scanner considérées qu’entre les modèles d’une même marque.
A contrôler dans tous les cas:
  • La définition de scannage (les « DPI ») : descendre le plus bas possible en préservant une qualité suffisante de scanning : 200 DPI au maximum.
  • Essayer en noir et blanc ou en dégradé de gris.
  • Pour certaines marques, jouer avec le contraste
Seule solution pour faire le bon choix : Réaliser des tests avec des documents courants (déclaration d’accident auto …) et ne pas croire le vendeur sur parole!
Encore une remarque, éviter le scan « to email » qui ajoute une étape au processus d’intégration dans votre système de gestion. 		.
     
(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 15/06/2009)