De voordelen van het gebruik van die functie?
De integratie van de tekstverwerking in het beheerpakket levert talrijke voordelen op, niet in het minst de snelheid van verwerking van de dossiers.
Andere voordelen zijn:
- Standaardisatie van de briefwisseling:
typebrieven maken het mogelijk in functie van bepaalde beheers-stappen overeenstemmende modelbrieven te gebruiken.
- Integratie van gegevens:
de typebrieven worden (automatisch) gepersonaliseerd met gegevens die uit uw dossiers komen.
- Gebruik van de correspondentieadressen:
als deze ingevuld zijn kan men ze gebruiken voor de verzending van de brieven, zonder opzoekwerk, en zonder deze herhaaldelijk te moeten ingeven.
- Bewaren van de opgestelde documenten:
een met het beheerpakket opgestelde en verzonden brief zal door het beheerpakket ook opgeslagen worden. Men zal die brief dan ook gemakkelijk kunnen terug vinden, en indien nodig gemakkelijk opnieuw kunnen verzenden.
- De opvolging van dossiers:
een degelijk beheerpakket maakt het mogelijk bij de opslag van briefwisseling ook al te voorzien in agendering en opvolging.
- Gepersonaliseerde briefhoofden en onder-marges:
men kan voor zijn kantoor de nodige briefhoofden, logo’s en mededelingen in de marge voorzien. Bepaalde beheerpakketten stellen dit centraal op voor alle typebrieven, die dan allemaal dezelfde hoofding gebruiken. Wijzigingen van die dingen moeten dan ook maar één maal gebeuren. Let echter wel op met het volume van dergelijke brieven in verband met de verbruikte opslag capaciteit.
- Automatische ondertekening:
de meeste beheerpakketten voorzien, indien gewenst, in de integratie en automatisatie van uw handtekening in de aangemaakte correspondentie.
Men moet niet zuinig zijn qua aantal verschillende typebrieven. Elke manuele handeling vertraagt de afhandeling van de dossiers en verhoogt het risico op vergissingen van diverse aard (typefouten, ongelukkige zinsconstructies, ...).
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Les avantages à utiliser cette fonctionnalité?
Disposer à partir de son logiciel de gestion d’un traitement de texte intégré procure de nombreux avantages dont le plus important reste la rapidité de traitement des dossiers.
D’autres atouts :
- La standardisation du courrier :
disposer de lettres types permet de partir d’un canevas standard de lettre en rapport avec un acte de gestion donné.
- L’intégration avec les données déjà présentes dans votre logiciel :
les lettres types seront personnalisées à partir des champs complétés au niveau de vos écrans de gestion.
- L’utilisation des adresses de correspondances :
si ces dernières sont encodées, vous pouvez bien évidemment les utiliser pour envoyer votre courrier, et ce, sans devoir rechercher et retaper systématiquement les adresses en question.
- La sauvegarde des documents générés :
lorsqu’une lettre est générée à partir de votre logiciel, ce dernier permet de sauvegarder la lettre ainsi envoyée. Ceci vous permettra de retrouver aisément votre courrier. Cette fonctionnalité vous permettra également de réexpédier ultérieurement la lettre en question si nécessaire.
- Le suivi du dossier :
Un bon logiciel doit permettre de générer automatiquement un suivi via l’agenda dès la sauvegarde de la lettre.
- La personnalisation du papier à entête :
vous pourrez intégrer à vos lettres types vos entêtes et bas de page de lettre ainsi que votre logo. Le cas échéant, certains logiciels permettent de générer un entête que vous pourrez réutiliser dans chacune de vos lettres types. Ceci procurera l’avantage de ne devoir modifier qu’une seule fois votre entête ou bas de page de lettre si une modification doit y être apportée. (Attention toutefois au « poids » de la lettre qui sera ainsi stockée !)
- La signature automatisée :
si vous le souhaitez, la plupart des logiciels permettent d’intégrer automatiquement votre signature à votre correspondance.
Il ne faut pas hésiter à multiplier les lettres pour éviter toute frappe inutile ! Toute intervention manuelle diminue la rapidité de traitement et augmente le risque d’erreurs divers (orthographe, erreurs de rédaction, etc.… !)
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