> Syntax independent - M & P > BBR > D.03

SYNTAX INDEPENDENT COMPONENTS

Implementation Related Components

Back to overview Previous BBR - D.03 - Het papierloos kantoor …(3) en de contracten / La gestion sans papier …(3) des contrats / The paperless office (3) and the contracts Next
Ga nog verder en kijk hieronder naar de lijst van documenten en hun finale opslag. Continuer à explorer la liste des documents et leur classement définitif. .
De bewegingen in de structuur!
Vergeet niet dat de hieronder voorgestelde plaats deze is waar het document zich zal moeten bevinden na zijn verwerking. 		Les mouvements dans la structure !
N’oubliez jamais que l’emplacement repris ci‐dessous est l’endroit où le document doit se trouver en fin de traitement ! 		.
Hoe de behoeften herkennen?
De documenten die met een contract verband houden zijn specifiek. Zo een document dient in principe tot niets anders dan de opvolging van dat contract.
Deze documenten zijn in principe niet meer nuttig na de beëindiging van de polis. Ze worden vervangen door documenten eigen aan het nieuwe contract.
Voorbeelden van documenten verbonden aan het contract:
  • Voorstel of offerte
  • Getekend voorstel
  • Getekend contract of bijvoegsel
  • Brief verzekeraar/verzekeringnemer volgens inhoud
  • Bijzondere voorwaarden – saloncondities
  • Brief sanering portefeuille
  • Informatieplicht
  • Niet encodeerbare bijzondere voorwaarden
  • Evaluatierooster verzekeraar
  • Plaatsingsmandaat
  • Opzeg (in voordeel) + ontvangstbewijs zending
  • Bijvoegsel schuldvordering
  • Kwijting van regeling/afsluiting
  • …
Merk op dat bepaalde documenten nuttig kunnen blijven, hoofdzakelijk voor wettelijke verplichtingen! (Bijvoorbeeld de Informatieplicht).
Schrap de polis daarom pas een zekere tijd na de beëindiging. Beperk je tot de archivering van het dossier. 		Comment repérer les besoins ?
Pour les documents relatifs aux contrats, leur usage est unique. Le document ne sert en principe à rien d’autres qu’au suivi du contrat.
Ces documents ne sont en principe plus utiles après la fin de vie de la police. Ils sont remplacés par des documents spécifiques au nouveau contrat.
Exemple des documents liés au contrat :
  • Proposition ou offre
  • Proposition signée
  • Contrat – Avenant signé
  • Courrier compagnie /preneur selon contenu
  • Conditions particulières types salons
  • Lettre de surveillance portefeuille
  • Devoir d’information
  • Clauses particulières non encodables
  • Grille d’évaluation compagnie
  • Mandat de placement
  • Renon (en faveur) + récépissé
  • Avenant de créance
  • Quittance de liquidation
  • …
Notez toutefois que certains documents peuvent rester utiles principalement pour des obligations légales ! (Exemple Devoir d’information)
Pour cette raison ne supprimez pas la police avant un certain temps après l’annulation de celle‐ci. Contentez-vous de l’archiver. 		.
     
(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 15/12/2009)