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BBR - D.13 - Documenten en hun auteur terugvinden / Gérer et retrouver les documents avec leur auteur / Document and author retrieval |
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De contracten- en de schadedossiers worden complexer en de toenemende digitalisatie maken dat er méér documenten zijn. Hoe zich daar gemakkelijk in terug te vinden? |
Tant les contrats et les sinistres complexes que la digitalisation croissante des dossiers tendent à multiplier les documents. Comment s’y retrouver facilement ? |
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Hoe? Overweging vooraf Gezien de volumes is het noodzakelijk de documenten te onderscheiden volgens:
Het werd onwerkbaar om in die lijst alle mogelijke communicaties te gaan voorzien die partijen potentieel in eenzelfde dossier kunnen doen en dan nog vermenigvuldigd met de vele communicatiemiddellen (brief, fax, sms, e-mail, portal of extranet, ...). Als er dan ook nog in eenzelfde dossier meerdere partijen van eenzelfde type voor komen, dan werkt dat niet langer, want het onderscheid is dan te moeilijk geworden. De inhoud van het document en de wijze van verzending/ontvangst werden ontkoppelt. Het doel is een snelle en juiste identificatie zonder daarom het document te moeten openen. Zo kan een ontvangen document "e-mail" weinig vertellen over de te verwachten inhoud. De juistere identificatie van (het type van) de inhoud is ook nodig om sneller de MPB, MSB en andere berichten te kunnen afhandelen. Daarom is het sterk aan te raden de zone "tussenkomende partij" te verplichten (bijvoorbeeld in de agenda rond/over een document). Bedenk dat de gepaste opvolging van de activiteiten een verplichting geworden is, in een wettelijk kader. De precisering dat de "communicatie vanwege een derde" ontvangen is via "e-mail" en komt van de partij "advocaat" zal toelaten de verschillende communicaties met diezelfde op te zoeken. Dat veronderstelt dan dat de verschillende tussenkomende partijen in de dossiers staan, wat in elk geval nodig is om aan de verschillende wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Een ander voorbeeld; als de verzending van een wijziging van tussenpersoon al mogelijk zou zijn via een document "e-mail", dan zou dat nog steeds geen specifieke afhandeling mogelijk maken met als resultaat de snellere ontvangst van de kopij van het dossier en van de contractgegevens. |
La procédure Base de la réflexion Vu les volumes, il devient indispensable de scinder les documents selon :
Il devenait ingérable de prévoir une liste de toutes les simples communications provenant des intervenants potentiels d’un même dossier et multipliées par le nombre de moyens de communication (Courrier, fax, SMS, e-mail, my Broker,…). Si, de plus, il y a plusieurs intervenants d’un même type dans un dossier, cela devient vite ingérable, car la distinction entre eux devient difficile. Une scission entre le contenu du document et le mode de réception/envoi a été effectuée. Le but est aussi de permettre une identification rapide et plus précise de ce qui est attendu à l’ouverture du document stocké. Ainsi un document « e-mail » reçu ne peut jamais laisser présager du contenu qui s’y trouve. L’identification précise du contenu est aussi devenue indispensable pour permettre un traitement plus rapide via les MPB, MSB et autres. Il est donc vivement conseillé de rendre la zone intervenant obligatoire (Elle se trouve dans la partie agenda de l’assignation d’un document). Pour rappel, le suivi des activités est obligatoire dans le cadre de la législation. Préciser qu’il s’agit d’une « communication d’un Tiers » reçue par e-mail venant de l’intervenant « avocat » vous permettra de rechercher facilement les divers échanges avec ce dernier. Évidemment cela suppose que les divers intervenants soient encodés dans les dossiers, ce qui est de toute façon devenu indispensable pour répondre aux prescrits légaux divers. Autre exemple, si transmettre un avis de changement d’intermédiaire avec un type de document « email » était possible, il ne permettrait pas de traitement spécifique et différencié vous permettant de récupérer plus rapidement la copie et les données du contrat. |
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| (Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) | (Source : Feprabel - Version 25/01/2019) |