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Beschrijving van de velden die het mogelijk maken een document te identificeren. Décrire la manière d’encoder les champs permettant d’identifier un document. .
Hoe?
Voor de ingave van documenten beschikt men over 4 velden.
  • Het eerste heeft verband met AS-Web en is genormeerd. Het dient voor de automatsche verwerking van de MPB en MSB door de ontvanger. Men moet dit dus invullen opdat die automatismen kunnen werken, en bijkomend geeft dit U een snel zicht op het type inhoud.
  • Het tweede "omschrijving" werkt op basis van een andere tabel (makelaar-specifiek) en laat een omschrijving naar uw wensen toe.
    Bijvoorbeeld, een korte beschrijving van de inhoud (Bijvoegsel schrapping ES en BSt).
  • Het derde "externe omschrijving" is zichtbaar voor uw klanten en spreekt consumententaal.
    Bijvoorbeeld: "bijvoegsel schrapping eigen schade en bijstand".
Niets verhindert U in het ene en het andere dezelfde inhoud te gebruiken.

Het veld "document" heeft een ander gebruik en mag je nooit wijzigen of er diezelfde beschrijvingen in stoppen.
Dat "document" komt voor in de beheer-cyclus van het dossier en is door één of andere partij op één of ander ogenblik gescand.
Bijvoorbeeld: iemand heeft U een document gestuurd dat hij scande en waaraan hij een bestandsnaam gaf. In zijn documenten-beheer is dat dan zo gekend.
Bij een telefonisch contact of zo is dat dan de referte van dat document in een dossier. Het laat de klant, de makelaar en anderen toe het document éénduidig en snel terug te vinden.

Indien één iemand die naam wijzigt verliest men die éénduidigheid en dus die referte. Wijzig dit dus niet - zelfs niet als U scant. 		La procédure
Sur l’écran d’assignation des documents, vous disposez de 4 zones pour décrire ce document.
  • La première est liée à AS web et est normée. Elle sert au traitement automatique des MSB et MPB par les compagnies. Il est donc utile de la compléter pour permettre à tous d’automatiser certains traitements, en plus de vous donner une vue rapide sur le type de contenu.
  • La seconde baptisée « description » est basée sur une autre table (courtier) et vous permet de préciser cette description selon vos souhaits.
    Par exemple, y mentionner un très court résumé du contenu du document (Avenant suppression DM+ ASS).
  • La troisième nommé « description externe » est visible par vos clients et donne une vue consommateur.
    Par exemple : avenant suppression dégâts matériels et assistance.
Rien ne vous empêche de copier l’un de l’autre ou de garder le même contenu.

La zone document a un tout autre usage et ne devrait JAMAIS être changée ou reprendre les informations des zones description.
Le « document » est un document transmis au long de la gestion d’un dossier et a été scanné par un intervenant à un certain moment.
Exemple : un intervenant qui vous envoie un document a scanné et donné un nom à son fichier. Il est resté ainsi dans sa gestion documentaire.
Lors d’un contact téléphonique ou autre, c’est une des références d’un document dans un des dossiers.
Il permet au client, au courtier et aux divers intervenants de retrouver de manière univoque et rapide le document dont on discute.

Si un ou chacun en change le nom, on perd cette unicité et ce repère. Évitez donc de changer ces noms y compris lorsque vous scannez ! 		.
     
(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 30/03/2018)