SYNTAX INDEPENDENT COMPONENTS
Implementation Related Components
SYNTAX INDEPENDENT COMPONENTS |
|
|
BBR - C.17 - Vermijd data duplicatie en encodeer het noodzakelijke / Evitez les doubles emplois dans certaines de vos données et encodez ce qui est indispensable / Data duplication versus necessary data |
|
|
|
|
| Vermijd de dubbels van experten, leveranciers, klanten en anderen en zo de opvolging van de wettelijke verplichtingen mogelijk maken. | Eviter les doublons entre experts, fournisseurs, clients et autres et faciliter le suivi de vos obligations légales. | . |
|
Hoe: Als je een nieuwe persoon aanmaakt stelt je systeem voor eerst op te zoeken of deze al bestaat. Die opzoeking doen we meestal op de naam. En dat is perfect voor de natuurlijke personen. Voor rechtspersonen is dit niet de beste manier. Sinds vele jaren is het KBO-nummer onontbeerlijk. Bij elke klant ingave krijg je hiervoor een herinnering. Gezien de mogelijke naamsveranderingen en de verschillende schrijfwijzes is het voorzichtiger de opzoeking te doen met dat KBO-nummer in de plaats van met de naam. Op deze manier zal je één persoon behouden met meerdere rollen (expert, leverancier, verzekeringnemer, ...). Eén enkele aanpassing van de gegevens (mail, telefoon of andere) zal dan in één keer gebeuren en volledig zijn. Denk er ook aan de gegevens van de vestigingseenheid aan te maken om zo de eventuele verschillende inplantingen te kunnen onderscheiden. Tenslotte, denk ook aan de noodzakelijke gegevens voor de opvolging van de verschillende wettelijke verplichtingen zoals de strijd tegen het witwassen en tegen de financiering van het terrorisme. Bijvoorbeeld: het type vennootschap, de activiteitssector (NACE), het RSZ-nummer (arbeidsongevallen), en zo meer. Denk dus aan al die dingen en verhoog zo de betrouwbaarheid van je systeem! |
La procédure Lorsque vous créez un nouvel intervenant, votre logiciel vous propose de rechercher si cet intervenant existe dans vos données. Nombre d’entre nous effectue cette recherche sur le nom. Cette procédure est parfaite pour les personnes physiques. En ce qui concerne les personnes morales, ce choix n’est certainement pas le plus judicieux. Depuis plusieurs années, la zone BCE est devenue indispensable. Le rappel de cet encodage est effectué lors de chaque enregistrement de client. Vu les changements de noms possibles pour les sociétés et les multiples manières de les encoder, il est nettement plus prudent de faire la recherche sur le numéro BCE en lieu et place d’une recherche par simple nom. Cette méthode vous permettra de n’avoir qu’un intervenant avec des rôles multiples (expert, preneur, fournisseur...). Une seule adaptation de données (mail, téléphone ou autre) se répercutera partout en une seule fois. Pour rappel, il est important aussi de compléter les données de l’unité d’établissement pour distinguer les éventuelles implantations différentes. Enfin, pour rappel utile, d’autres données sont indispensables dans le cas du suivi de diverses obligations légales tels la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Par exemple : le type de société, le secteur d’activité (NACE), le numéro ONSS (contrats AT), etc. Pensez donc à encoder ces données qui vous permettront de gagner en fiabilité ! |
. |
| (Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) | (Source : Feprabel - Version 18/12/2018) |