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Als men een "papierloos kantoor" wil opstarten moet men zich een aantal vragen stellen. Passer en revue un certain nombre de questions à se poser lorsqu’on décide de se lancer dans le « bureau sans papier ». .
Waarom willen we dit doen?
De voornaamste voordelen zitten in de besparing van stockage en dus van plaats, maar ook in de centrale en continue beschikbaarheid van alle documenten. Men moet niet langer op zoek naar een document doorheen het ganse kantoor.
Pourquoi l’utiliser ?
Les principaux avantages se situent dans l’économie de stockage et donc de place, ainsi que par la disponibilité continue et centralisée de tous les documents. Plus besoin de chercher un document partout dans le bureau.
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Hoe en wanneer te beginnen?
U zal moeten overwegen hoever u wil gaan.
Wil ik echt alles zonder papier beheren of wil ik dit voor een deel gaan doen?
Ga ik werken met één startdatum, of per volledig dossier?
Ga ik maximaal (performante recto-verso scanner, twee schermen per werkplek, enz.) of minimaal (met de nodige limieten) investeren?
Het is aan elkeen om voor zichzelf te beslissen over baten/kosten.
Het materieel:
Uw scanner zal moeten passen bij uw gekozen strategie, net zoals uw printer en uw elektronische fax (zie de andere fiches).
De organisatie:
Met wie te beginnen? De nieuwe klanten zijn een goed begin.
Weet echter dat men ook de oudere dossiers zal moeten verwerken, toch minstens de belangrijke.
Met wat te beginnen? In principe kan alles gescand worden.
Sommige documenten zijn nuttiger dan andere.
Een BA Familiale die u ook via antwoordrecord ontving inscannen heeft weinig nut.
Buiten de uitzonderingen heeft het weinig nut contracten in te scannen die via AS-Web beheerd worden en waarvoor antwoordrecords ontvangen worden.
Hoe zich organiseren? Wie scant, wat scant men en waar slaat men het op?
Men is verplicht een logische en algemene opslag te structureren voor het kantoor in zijn geheel.
De opslagdatum legt de traceerbare historiek vast.
Men kan in die agenda meer beschrijvende info toevoegen.
Bijvoorbeeld de documenten in een klantenfiche: De inhoud van de ID-kaart(-chip), het rijbewijs, familiale toelagen, trouwboekje, attest rijvaardigheid, loonfiche, beleggingsbewijzen, statuten van bedrijven, …
Wat te doen met gescande documenten? In de meeste gevallen moet het origineel niet langer bewaard worden.
Denk aan uw wettelijke verplichtingen en aan hoe u te beschermen naar de toekomst toe.
Comment et quand débuter ?
Vous n’échapperez pas à une réflexion personnelle sur les limites que vous voulez vous fixer.
Vais‐je tout gérer sans papier, ou me contenter d’une gestion partielle ?
Vais‐je travailler par « date pivot » ou par dossier complet.
Vais‐je investir au maximum (scanner haute performance avec recto‐verso, doubles écrans par poste, etc…) ou vais‐je me contenter du minimum avec ses limites ?
C’est à chacun de fixer sa moyenne cout/efficacité.
Le matériel :
Vous devez disposer d’un scanner dont les performances sont adaptées à votre stratégie, d’une imprimante valable et d’un fax électronique. (Voir fiches)
L’organisation :
Par qui commencer ? Les nouveaux clients sont un bon début, sachant qu’il faudra probablement traiter les dossiers anciens, au moins pour les plus importants.
Par quoi commencer ? En principe tout peut‐être scanné.
Certains documents sont plus utiles que d’autres.
Ainsi scanner une RC familiale qui est arrivée par bloc retour offre peu d’intérêt.
Scanner un contrat qui est disponible par AS-Web et reçu par bloc retour ne sert pas à grand‐chose sauf exceptions.
Comment s’organiser ? Qui scanne, que scanne t’on et ou stocker le document ?
Il est impératif de définir une structure de stockage logique et commune au bureau.
La date de stockage de l’élément lié vous permet de retracer l’historique.
Vous pouvez y ajouter une mention agenda plus descriptive !
Exemple des documents d’une fiche client : Contenu de la puce de la carte d’identité, permis de conduire, allocations familiales, carnet de mariage, certificat d’aptitude à la conduite, fiche de salaire, permis de conduire, preuve d’investissement du passé, statuts de société….
Que faire du document scanné ? Dans la majorité des cas, l’original ne doit pas être gardé.
Pensez à respecter les obligations légales et à vous protéger pour l’avenir.
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(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 01/12/2009)