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De structuur van het klassement van de documenten verder uitdiepen.
Tot nu toe bekeken we waar we een document wensen op te slaan. De voorgaande fiches detailleren de uiteindelijke opslag van een document.
In de loop van het beheer kan de plaats van opslag van de diverse onderdelen echter variëren. 		Approfondir la structure de classement des documents.
Jusqu’à présent, nous avons vu à quel endroit classer un document. Les fiches précédentes précisaient l’endroit de classement final.
Toutefois, l’emplacement de stockage des divers éléments peut varier en cours de gestion. 		.
De bewegingen binnen de structuur
We nemen als voorbeeld de tarifering, de offerte, het voorstel en het contract, en de daarmee verbonden documenten en hun plaats binnen de structuur.
Alles hangt af van de hoeveelheid aan informatie over de te dekken risico’s die aanwezig is in uw databank.
Zo zal een offerte voor een dekking leven logischerwijze gevoegd worden bij het risico “persoon”.
Voor een nieuw voertuig waarover U nog geen gegevens hebt, noch een contract, is het logisch dit bij de klant op te slaan.
Voorbeeld:
Document Eerste opslag Eerste opslag Finale opslag
Tarifering/offerte gekend risico Risico-object   Contract
Tarifering/offerte ongekend risico   Klant/prospect Contract
Voorstel Risico-object   Contract
Contract Contract

Denk ook aan de agenda-functie die de opvolging van het dossier mogelijk maakt. 		Les mouvements dans la structure
Nous prendrons comme exemple les documents de tarification, d’offre, la proposition et le contrat au niveau de leurs emplacements au sein de la structure des documents liés.
Tout dépendra de la richesse de votre base de données au niveau des risques à couvrir.
Ainsi pour une offre de couverture « vie », celle‐ci sera logiquement jointe au risque « personne ».
Pour un nouveau véhicule dont vous ne disposez ni des données ni d’un contrat, il est logique de placer votre offre au niveau du client.
Exemple :
Document Stockage initial Stockage initial Stockage définitif
Tarification/offre risque connu Objet de risque   Contrat
Tarification/offre risque inconnu   Client/prospect Contrat
Voorstel Objet de risque   Contrat
Contract Contrat

Pensez à la mention agenda connexe permettant un suivi du dossier. 		.
In de praktijk
Iedereen binnen het kantoor moet op dezelfde manier werken.
Vergeet niet de documenten bij het afsluiten van het contract te verplaatsen (zie de vorige fiches).
Let erop dat de nodige agenda-meldingen gebeuren voor de opvolging van uw offertes, voorstellen en andere documenten. Het papierloos beheer is algemener en economischer, maar vraagt wel een precieze opvolging. (Het is minder zichtbaar dan een offerte die op uw bureau rondslingert!) 		En pratique
L’ensemble des membres du bureau doit travailler de la même manière.
N’oubliez pas de déplacer les documents lors de la conclusion du contrat (voir fiches précédentes).
Veillez à bien joindre les mentions agendas nécessaires au suivi actif de vos offres, propositions et autres documents. La gestion sans papier, si elle est plus globale et économique, demande un suivi précis. (C’est moins visible qu’une offre qui traine sur votre bureau !) 		.
     
(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 22/03/2010)