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SYNTAX INDEPENDENT COMPONENTS

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Een overzicht bieden van de te scannen documenten en hun klassering.
Dat punt hebben we al in de vorige fiches vermeld. 		Vous procurer une synthèse pour le classement des documents scannés.
Nous avons déjà abordé ce dossier lors de fiches antérieures. 		.
Van waar komt deze lijst, en wat is de bedoeling?
Verschillende makelaars (een Feprabel initiatief) zijn gaan samenzitten om de inventaris op te maken van de documenten binnen onze kantoren, met als doel een klassement dat logisch is in functie van onze beroepsmatige behoeften.
Met het vooruitzicht op de verzending naar de verzekeraars van deze documenten via gestructureerde berichten (AS/Web), betrekken we hierin ook de Telebib2-norm.
Enkel de documenten van de eerste lijst zullen uitwisselbaar zijn. 		Quelles sont l’origine et la finalité de cette liste ?
Différents courtiers (initiative Feprabel)) se sont réunis pour inventorier les documents gérés dans nos bureaux, le but final étant de proposer un classement logique en fonction des besoins de la profession.
Dans l’optique de pouvoir à court terme transmettre ces documents aux compagnies via des messages structurés (AS/Web), nous avons également fusionné ce travail avec la norme Telebib2.
Seuls les documents de la première liste seront échangeables. 		.
Welke informatie vindt u terug in deze lijst van documenten?
Het bijgevoegde Excel-bestand bevat twee bladen:
  • Een beperkte tabel die gemakkelijk op het bureau van elke medewerker aanwezig kan zijn;
  • Een volledige tabel met alle werk-details.
Hoe dit te gebruiken?
  • Waaraan in uw beheerpakket het document hangen (klant, risico, contract…).
  • De agendavermelding om de opvolging te organiseren, of de publicatie naar de klant toe (IBP)!
  • De wijze van archivering van het document. Dit bepaalt wat er gebeurt bij een periodieke opkuis; moet het dan bewaard, gearchiveerd of geschrapt worden.
Het volledige overzicht:
(Bemerk dat sommige kolommen zouden kunnen verborgen zijn!)
  • De structuur van het label (de naam) van het document. Die naam is van belang als de type aanduiding niet voldoende is.
  • Enkele opmerkingen die de lezing van de lijst verduidelijken.
De informatie en haar belang varieert in functie van uw beheerpakket, en kan dus naargelang uw behoeften worden aangepast. 		Quelles informations allez‐vous retrouver sur cette liste de documents ?
Le fichier Excel en annexe comprend deux onglets :
  • Un tableau réduit qui peut être facilement gardé sur le bureau de chaque collaborateur ;
  • Un tableau complet reprenant le détail du travail.
Comment l’utiliser ?
  • Où lier le document dans votre logiciel de gestion. (Client, risque, contrat…)
  • La notion d’ajout d’une mention agenda pour organiser le suivi à donner ou la publication à vos clients (IBP)!
  • La méthode d’archivage du document. Ceci permet de définir si ce dernier doit être conservé, archivé ou supprimé lorsque vous effectuez une suppression en lot.
Pour la version complète :
(N.B. certaines colonnes peuvent être masquées !)
  • La structuration de l’étiquette (le nom) à donner à ce document. Ce nom est important si le seul type de document ne vous suffit pas.
  • Une série de remarques pour enrichir le décodage du contenu de la liste.
Ces informations auront pour vous un intérêt variable en fonction du logiciel « courtier » avec lequel vous travaillez et devront donc, le cas échéant, être « personnalisées » en tenant compte de vos besoins. 		.
Een laatste aanbeveling!
Zoals al in de vorige fiches aangehaald, is het belangrijk dat alle medewerkers dezelfde werkmethode hanteren en dus elk type document op dezelfde plaats opslaan! 		Un dernier conseil !
Comme nous l’avions signalé sur les documents antérieurs, il est primordial que chaque collaborateur emploie la même méthode de travail et lie chaque document au même endroit ! 		.
     
(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 30/04/2009)