> Syntax independent - M & P > BBR > D.09

SYNTAX INDEPENDENT COMPONENTS

Implementation Related Components

Back to overview Previous BBR - D.09 - Overstappen naar het papierloos kantoor / Passer à la gestion sans papier / Switching to the paperless office Next
De overstap naar het papierloos beheer makkelijker maken zonder wanorde noch bijkomende complexiteit. Vous faciliter le passage à une gestion sans papier sans désorganiser ou complexifier la gestion. .
Een methodische wijziging
Als U zou kunnen beginnen met een blanco portefeuille, dan zou het veel eenvoudiger zijn.
Dat is zelden het geval, en het is aangeraden te beginnen op een door iedereen in het kantoor gekende datum. Nieuwe klanten gaan dan direct in digitaal beheer, terwijl dit voor de bestaande gebeurt volgens uw keuze. Ofwel allemaal, ofwel geen enkele, ofwel geval per geval. 		Les méthodes de modification
Si vous pouviez partir d’un portefeuille de départ, ce serait nettement plus simple.
Comme c’est rarement le cas, il est conseillé de commencer à une date fixe connue de tous dans le bureau. Les nouveaux clients passent d’office en gestion digitale, les anciens selon votre choix. Soit tous, soit aucun, soit encore à la carte. 		.
Hoe tewerk gaan?
Maak uw folderstructuur aan in PLW (PaperLess Workflow). Dit is zeer belangrijk.
Scan steeds een volledig klantendossier, of zelfs de volledige familie.
Scan op een gestructureerde manier, op basis van de inhoud van de fiche die de types documenten klasseert (hier beschikbaar…)

Zorg steeds voor een goed zicht op wat wel en op wat niet gescand is.
Wijzig niets aan uw nummering of klassement.

Voeg enkel twee of meer letters toe aan uw klassement-referte:
  • Klassement 1003 = fysiek dossier
  • Klassement 1003SC = ingeSCand of virtueel dossier
  • Werk per nummer: vervang het nummer door nummerSC
Opzoekingen met wildcard (optie *) zal de beide types weergeven.

Bijkomend gezien is het mogelijk dat de nummering op termijn overbodig zal worden omdat U simpelweg geen klassement meer zal hebben.
U kan eventueel het nodige toevoegen op de fiche van de verzekeringnemer. 		Comment procéder ?
Veillez à bien créer votre arborescence en PLW (PaperLess Workflow). C’est primordial.
Scannez toujours par client complet, voire par famille complète.
Scannez de manière structurée selon le contenu de la fiche Feprabel classant les types de documents (disponible ici …).

Ayez toujours une vue sur ce qui est scanné ou pas.
Il est conseillé de ne rien changer à votre numérotation ou classement.

Ajoutez simplement deux lettres au choix ou plus à votre référence de classement :
  • Classement 1003 dossier physique
  • Classement 1003SC dossier scanné ou virtuel
  • Travaillez par numéro de dossier : remplacez le numéro de classement par SC
La recherche vous donnera directement les dossiers virtuels ou pas. (via l’option *)

En outre, cette numérotation risque de devenir obsolète à terme puisque…vous n’aurez plus de classement.
Vous pouvez éventuellement prévoir un complément sur la fiche du preneur. 		.
     
(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 21/01/2014)