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BBR - E.03 - Het gebruik van de agenda’s. / L’usage des agendas. / Calender data |
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| Weten hoe en met welke bedoeling de agenda’s in je beheerssysteem te gebruiken. | Savoir comment et dans quel cadre faire usage de l’agenda présent dans vos logiciels de gestion. | . |
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Waarom? Je agenda geeft je een overzicht van alle gebeurtenissen tijdens het beheer van een klantendossier, van een contract of van een schade. Het is een ideaal middel om de opvolging te regelen van een dossier als dit in je beheerssysteem geïntegreerd is. |
Pourquoi l’utiliser ? L’agenda vous permet d’avoir une vue synthétique de tous les événements qui se déroulent dans le cadre de la gestion d’un dossier client, d’un contrat ou d’un sinistre. Il est l’outil idéal pour organiser le suivi d’un dossier s’il est intégré à votre outil de gestion. |
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Hoe ? Het exacte gebruik hangt natuurlijk af van je beheerssysteem. Maar er zijn toch een aantal dingen die in het algemeen van belang en toe te passen zijn. De agenda geeft de voorbije, de huidige en de toekomstige gebeurtenissen weer. Deze moet alle gebeurtenissen bevatten die toelaten het verloop van een dossier te volgen. Met name: De toekomstige taken De afspraken (zowel de interne als de externe) Te ontvangen en de uitgaande telefoons De verzonden correspondentie … Je systeem moet een dynamisch beheer van de agendapunten en hun status toelaten met de vermeldingen afgesloten, lopende, toekomstige. Het moet U toelaten je klant het overzicht van de evolutie van zijn dossier te tonen. Bijvoorbeeld, bij de afsluiting van een schade, je klant een lijst bezorgen van de tussenkomsten en gebeurtenissen in het schadedossier. De mogelijkheid een agendavermelding te koppelen aan een document is ook nuttig. Dat laat dan de opvolging toe van dergelijk document. Men kan ook nog verschillende agendavermeldingen elkaar automatisch laten volgen. (Denk aan de opvolging van offertes, van briefwisseling, enz.) |
Comment l’utiliser ? L’utilisation de la fonction « agendas » sera bien évidemment dépendante du logiciel de gestion que vous utilisez. Néanmoins, un certain nombre de considérations peuvent s’appliquer d’une manière générale. L’agenda doit être le reflet des événements passés, présents et futurs. Il doit reprendre l’ensemble des événements permettant de retracer le déroulement d’un dossier. Cela inclut notamment: Des tâches futures Des rendez-vous ((tant externes qu’internes) Des contacts téléphoniques reçus et donnés L’envoi de la correspondance … Il doit permettre une gestion dynamique des statuts des différents points de l’agenda en donnant une vue des mentions clôturées, en cours ou à venir. Le cas échéant, il doit vous permettre de communiquer à votre client les différents événements ayant constitué la « vie » du dossier. Par exemple, lors de la clôture d’un sinistre, communiquer au client une liste des actions et événements retraçant le déroulement du sinistre. La possibilité de lier une mention de l’agenda à un document est également une fonctionnalité importante. Cette mention permettra l’organisation d’un suivi à partir du document considéré. Vous pouvez aussi enchainer des actions d’agenda de manière automatique (Suivi d’offres, de courrier, etc.) |
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| (Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) | (Source : Feprabel - Version 25/02/2010) |