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We vertelden al hoe en welke documenten te verbinden met de verzekeringnemer, met een risico-object, met een contract of een schadedossier.

Bepaalde documenten vragen meer detail, en in bepaalde gevallen moet een opvolging gestart worden. 		Nous vous avons expliqué depuis quelques semaines quels étaient les documents à lier à un preneur, un objet de risque, un contrat ou un sinistre. Certains documents nécessitent plus de détails.

Dans certains cas, il peut être nécessaire d’enclencher un suivi. 		.
Waarom?
Om de opvolging van een dossier gemakkelijk en goed te laten verlopen. 		Pourquoi l’utiliser ?
Pour vous faciliter le suivi d’un dossier et améliorer le suivi de ce dernier. 		.
Hoe ?
Het hangt van je beheersysteem af. Laat het dergelijk automatisch agendabeheer toe? Indien niet, dan is er geen directe relatie tussen het document en de agendamelding. Je interne procedures moeten die leemte dan op een andere manier opvullen.

De meer performante systemen laten toe meer uitleg op te nemen in de agenda-gebeurtenis die je samen met een document registreert. Het voordeel en het nut van het systeem is dan dat het algemeen overzicht alle gebeurtenissen en hun samenhangende documenten kan hernemen.

Als je tijdens binding van het document met de registratie in de agenda ook nog een uit te voeren taak aanmaakt, dan krijg je een globaal overzicht van wat er in dat dossier gebeurd is.
Dat kan dan gaan over:
  • De meer klassieke meldingen “telefoons, kantoorbezoeken, diverse tussenkomsten, enz.)
  • De details van de documenten
  • De op te volgen acties (opvolging stukken, te maken afspraken, enz.)
Als om het even welke opvolging nodig is, dan kan je ook eisen altijd en direct een agendapunt aan te maken voor het op te nemen document. 		Comment procéder ?
La réponse à cette question sera bien évidemment dépendante du logiciel de gestion avec lequel vous travaillez. Certains logiciels de gestion ne permettent pas d’organiser automatiquement ce suivi agenda. Il n’y aura donc pas de lien direct entre le document lié et l’agenda. Vos procédures internes devront donc palier cette absence d’automatisme.

Pour les logiciels plus performants, lorsque vous créez une mention connexe à un document, cette mention de type événement vous permet de donner plus de détails explicatifs. L’avantage du système réside dans le fait que la vue globale reprend tous les événements en ce compris la liste des documents liés.

Si, lors de la liaison du document et de la création de l’agenda, vous complétez vos données par une « tâche » à effectuer, vous aurez alors une vue synthétique globale de la vie du dossier.
Cette vue reprendra alors :
  • Les mentions classiques (téléphone, interventions diverses, visites bureau, etc.)
  • Les détails des documents liés
  • Les actions à suivre (suivi de pièces, rendez-vous à prendre, etc.)
Si un suivi est nécessaire, vous pourrez également directement demander la création d’un point agenda lors de la phase d’intégration d’un document. 		.
Welke zijn die documenten ?
In principe alles!
Dat blijft wel een beslissing van het kantoor (en niet individueel binnen één kantoor).
Je kan in principe je systeem instellen zodat het automatisch een melding aanmaakt, met tekst uit dat document die dan per default in de melding terecht komt. Je moet dan enkel nog de voorgestelde gegevens verfijnen om zo de inhoud met het juiste detail weer te geven. 		Quels sont les documents liés nécessitant un tel suivi par agenda ?
En principe, tous !
Cela reste toutefois un choix à faire par bureau (et pas par personne du bureau !)
Il est en effet facile de paramétrer votre logiciel pour créer une mention automatiquement, sachant que le texte du document est repris par défaut dans l’agenda. Vous n’avez alors plus qu’à étendre les données proposées pour détailler le contenu. 		.
     
(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 09/06/2010)