17. Réception d’un Bordereau (terme ou comptant)

La définition de « bordereau » :

• Le “bordereau Quittances terme” est un document purement comptable.
• Chaque quittance terme y contient uniquement des données qui permettent de comptabiliser une quittance terme sur le relevé de compte du producteur.
• Cette comptabilisation ne s’effectue jamais, quittance terme par quittance terme, mais uniquement au niveau du bordereau.
• Il doit être évident que le “Bordereau Quittances terme” ne peut pas être utilisé comme alternative à  “L’avis d’échéance – Demande de paiement” (voir recommandation 9).
• Si on veut permettre au producteur de vérifier l’exactitude d’un “Bordereau Quittances terme” (voir recommandation 2 – code opération 1), comptabilisé sur son compte, l’envoi d’un “Bordereau Quittances terme” est la seule façon de faire.

(Y est explicitement mentionné que le bordereau reprenne d’abord les affaires en encaissement par l’assureur, et puis les affaires en encaissement par l’intermédiaire. Les deux, et donc l’ensemble des affaires à échéance, y sont couverts.)

(La Recommandation 21 du Recueil Blanc traite du « bordereau comptant », mais ne donne pas de définition.)

(Il est tout à fait raisonnable de traiter le bordereau de comptant exactement de la même manière que le bordereau terme, la seule distinction ou spécificité étant que le bordereau de comptant ne globalise qu’un seul « Avis d’échéance – Demande de paiement ».)

Remarque :

• Dans la Recommandation 05 « Bordereau quittances à terme », dans la partie « par télécommunication », sont mentionnés des montants « débit » et « crédit », et dans la partie « sur papier » des montants « total à payer » et « commission ».
• Dans la Recommandation 02 « L’extrait de compte producteur », dans la partie « par télécommunication », sont mentionnés des montants « débit » et « crédit » (complété avec une panoplie de règles quand quoi est commission)...
  ...et dans la partie « sur papier » des montants « débit » et « crédit » précédés de l’indication « C » si commission.

Bordereau terme, encaissement assureur :

• Le document liste et totalise les « Avis d’échéance – demande de paiement » que l’assureur a émis directement envers les preneurs d’assurances. Pour chaque avis y sont renseignées le « total à payer » et la « commission ».
• Ces émissions n’ont pas d’impact direct sur la relation financière et/ou comptable entre l’assureur et l’intermédiaire. Bien que sans impact direct, l’intermédiaire s’intéresse à l’activité d’encaissement exercée par l’assureur, puisque le résultat des choses sera sa perception des commissions après encaissement par l’assureur.
• Le système de gestion de l’intermédiaire lui offre en principe une fonctionnalité de suivi de ce genre d’activité. Dans le cas d’une comptabilité intégrée, cette fonctionnalité peut être développée en sein de telle comptabilité.
• La technique utilisée peut être de comptabiliser dans la compta de l’intermédiaire, la commission au débit du « compte courant de l’assureur x » et au crédit d’un « compte d’attente des commissions en encaissement par l’assureur x ». Cette opération reste dés lors visible et « à pointer », jusqu’au moment où l’assureur octroie l’intermédiaire de la commission, après ayant encaissé le paiement du preneur d’assurance, ce que l’assureur fait moyennant une opération comptable repris dans son « relevé de compte producteur » périodique.
• Constatant que cette commission lui est octroyée, l’intermédiaire va la « pointer » dans son « compte courant de l’assureur x », et va comptabiliser le transfert du « compte d’attente des commissions en encaissement par l’assureur x » envers le compte de résultat « commissions de l’assureur x ».
• (Pour ce genre de pointage comptable, on utilise en anglais le terme « reconciliation ».)
  On peut encore nuancer les choses, sachant qu’il n’y a pas de « compte courant par assureur x », mais bien de « compte courant par compte producteur auprès de l’assureur x ».

Bordereau terme, encaissement par l’intermédiaire :

• Le document liste et totalise les « Avis d’échéance – demande de paiement » que l’assureur a remis en mains de l’intermédiaire, pour encaissement auprès des preneurs d’assurance. Pour chaque avis y sont renseignées le « total à payer » et la « commission ».
• Ces émissions ont un impact direct sur la relation financière et/ou comptable entre l’assureur et l’intermédiaire. Dans la compta de l’intermédiaire, les preneurs d’assurance deviennent débiteurs, alors que l’assureur devient créditeur pour le montant total des paiements avisés, et que cet assureur devient débiteur pour le montant total des commissions.
• Pour autant qu’aucun des « Avis d’échéance – Demande de paiement » (« quittance ») soit renvoyé à l’assureur (en dedans le délai de retour accordé à l’intermédiaire), ces positions financières ne changent plus. Dans la compta de l’intermédiaire, c’est exactement cela que va être comptabilisé.
• Les preneurs sont débités pour les montants à payer, l’assureur est crédité pour le total des montants à payer, et est débité pour le total des commissions, et le compte de résultat « commissions de l’assureur x » est crédité pour ce total de commissions octroyées.
• On peut à nouveau nuancer les choses, sachant qu’il n’y a pas de « compte courant par assureur x », mais bien de « compte courant par compte producteur y auprès de l’assureur x ».
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17.1. Réception et intégration d’un bordereau.

Idéalement, il faudrait maintenant ici décrire la réception et l’intégration sur base de l’échange des messages de type CURRAC (code objet-action 0702). Le fait étant que le secteur nie cette manière de procéder, nous décrivons donc cette réception et intégration sur base des PRENOT.

Le PRENOT du bloc retour, reflète le contenu de la quittance (au comptant).

Une enveloppe (XGH-XGT) (groupe de messages) explicitement qualifiée comme « bloc retour », contient un message « contrat » (CNTRCT) et un message « quittance » (PRENOT).

Les PRENOT générés par la gestion des échéances terme, reflètent le contenu des quittances (terme).

Une enveloppe (XGH-XGT) (groupe de messages) explicitement qualifiée comme « bordereau », contient un message « récapitulation » (RCAPTN) et multiples messages « quittance » (PRENOT).

Sous le point « Avenant » – « Intégration bloc retour » – « Données administratives du contrat » - « Identification » est expliqué quand et comment se crée une nouvelle version d’un contrat.

C’est en dessous de telle version du contrat que se crée l’une (quittance au comptant) ou l’autre quittance (au terme).

En plus de telle création de quittance (décrite sous le point 16), il y a maintenant question de la comptabilisation de telle quittance (décrite sous ce point 17).

17.1.1. Identification

Le numéro de l’assureur + le numéro de la quittance + le numéro du contrat + le numéro du compte producteur + le mode d’encaissement de la quittance + la date de comptabilisation + le type de quittance + le montant total à payer.

(Il faut bien comprendre qu’ici n’est pas cherché l’identification d’une quittance, mais bien d’une opération comptable, sans être en possession de l’identifiant unique de telle opération comptable, généré par le système de gestion même.)

Si la comptabilisation n’est pas trouvé dans le package, la comptabilisation sera créée. (Le cas normal.)

Si une comptabilisation avec les mêmes identifiants est retrouvé dans le package, il faut encore toujours la (ré) comptabiliser, mais il faut renseigner l’intermédiaire sur la situation. (Les cas moins normaux.)

17.1.2. Données

• Voir le MIG M0304 du Telebib.
  Le PRENOT contient obligatoirement les données :
  
  • identifiant de l’assureur ;
  • identifiant du compte producteur ;
  • identifiant du contrat (permettant l’identification du preneur) ;
  • date de comptabilisation auprès de l’assureur ;
  • montant total à payer ;
  • montant commission ;
  • mode d’encaissement de la quittance ;
  • type de quittance.
• (Le PRENOT contient d’autres données obligatoires, mais moins importantes pour la comptabilité.)
• Voir le MIG M0603 du Telebib.
  Ce RCAPTN doit contenir les données :
  
  • identifiant de l’assureur ;
  • identifiant du compte producteur ;
  • date de comptabilisation auprès de l’assureur ;
  • montant total des totaux à payer ;
  • montant total des commissions ;
  • mode d’encaissement des quittances récapitulées ;
  • nombre de quittances récapitulées.
• Ces données permettent de constituer la comptabilisation des mouvements :
  
  • des comptabilisations « en attente d’encaissement » des commissions sur les quittances en encaissement par l’assureur ;
  • des comptabilisations des quittances prises en encaissement producteur, y compris la comptabilisation des totaux « à payer » et « commissions », dans les comptes courants concernés. 

17.1.3. Filtre

• Pas d’application.